湖州学院采购管理办法
湖院发〔2022〕58号
为进一步加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，维护学校利益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》和国家、省、市政府采购实施办法等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条本办法所称采购，是指使用纳入学校预算管理的资金采购货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
前款所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象包括勘察、设计、监理、维保等。具体项目的归类以《政府采购品目分类目录》为准。
本办法所称纳入学校预算管理的资金，是指所有纳入学校账户进行统一预算管理的资金，包括财政预算内资金、财政专户资金和学校其他资金。
工程建设项目（基本建设工程）以及工程建设相关的货物、服务类项目，按照相关规定执行。
第二条学校采购工作实行“统一领导、归口管理、管采分离”的管理体制，遵循公开、公平、公正和诚实信用、讲求绩效的原则。
第三条学校采购工作应当加强采购计划和预算管理，科学、准确地编制采购计划和预算，采购活动严格按批准的预算执行。
第四条学校采购工作应根据政府采购相关文件精神，认真落实预留采购份额、价格评审优惠、采购需求论证等措施，落实国家采购各项政策。
第二章 组织机构及职责分工
第五条学校成立采购工作领导小组，负责统筹领导学校的采购工作，其主要职责：
（一）统筹协调学校采购工作；
（二）审议学校采购工作规章制度；
（三）审议学校采购工作的重大事项；
（四）对重大采购项目和特殊问题实行集体决策。
采购工作领导小组办公室设在计划财务处（采购管理办公室），负责处理领导小组日常事务。
第六条采购管理办公室是学校采购工作的管理部门，主要职责为：
（一）全校采购工作的日常管理；
（二）拟定学校采购工作规章制度、学校年度采购目录及执行标准等；
（三）审核、汇总、编报学校年度采购预算和采购计划；
（四）受理采购申请，审核采购项目相关资料及采购经费支出，确定采购组织形式，下达采购任务；
（五）采购项目的备案及授权采购项目的公示；
（六）处理校内采购项目的采购投诉，协助政府采购监管部门处理政府采购投诉；
（七）监督检查全校各单位采购制度执行情况；
（八）采购相关法律法规宣传、业务培训等工作；
（九）汇总、统计全校采购项目信息；
（十）完成采购领导小组交办的其他事务。
第七条采购事务中心是学校的采购实施部门，主要职责：
（一）制订学校采购工作实施细则和相关工作流程；
（二）采购意向公开，受理采购管理办公室下达的采购任务并确定采购方式，审核采购资料，组织编制采购文件，按规定发布采购信息；
（三）落实采购项目经办人和现场监督员，确定采购评审专家，组织实施公开招标、竞争性谈判、询价、竞争性磋商等采购活动；
（四）公告采购项目的中标或成交信息，负责所受理采购项目的采购合同的起草、审核和进度监督，协助处理合同履行中出现的问题；
（五）协助采购相关法律法规宣传、业务培训等工作，指导学校各二级单位规范开展采购工作；
（六）处理所受理采购项目的供应商质疑；
（七）建立并管理学校采购评审专家库，负责抽取学校组织采购项目的评审专家；
（八）委托采购代理机构办理采购事宜，建立供应商诚信记录档案；
（九）所受理的采购项目的有关文件资料的立卷归档；
（十）完成采购领导小组交办的其他事务。
第八条采购项目申报单位一般为采购项目的使用单位，也可为出资单位或者归口管理单位，其主要职责：
（一）采购项目的前期调研和可行性论证，制订采购方案、落实经费，负责采购申报；
（二）提供并确认采购项目所需的各项技术指标、服务、商务等要求，参与采购需求文件编制；
（三）组织现场踏勘，如需实地考察，负责提出考察的建议和方案，并组织实施；
（四）配合做好采购工作中质疑、投诉等的处理；
（五）配合做好采购文件、合同的审核工作；
（六）合同签订、实施和初验工作；
（七）协助完成项目的验收工作；
（八）履约保证金退还审核和项目付款工作；
（九）授权自行采购项目的申报，采购实施，合同审核、签订和实施、验收、备案，文件资料的立卷归档等工作；
（十）处理本单位自行组织采购项目的供应商质疑，协助处理采购事务中心组织或委托采购项目的供应商质疑和投诉。
第九条采购项目按照所涉业务实行归口管理，归口管理范围按学校部门职能划分。无法按部门职能划分的，根据经费归口管理原则，对采购项目实行归口管理。归口管理部门主要职责为:
（一）负责编制归口管理项目的年度采购计划；
（二）参与采购项目的调研、论证、立项与申报工作；
（三）负责学校经费预算中涉及的采购项目审核，协助采购预算编制；
（四）参与相关采购文件和合同的审核，监督合同履约，协助处理履行过程中产生的相关问题；
（五）配合做好采购工作中质疑、投诉等的处理，协助现场勘查、实地考察以及项目验收等工作。
第十条采购项目经费出资单位是采购项目所使用的经费预算项目的所属单位或实行项目负责制项目的项目负责人个人，出资单位的主要职责：
（一）负责项目采购方案的审核，落实经费；
（二）配合做好采购工作中的答疑、质疑与投诉、现场踏勘、实地考察等工作；
（三）配合做好采购文件、合同的审核工作；
（四）配合做好项目的验收和付款工作。
第十一条学校各二级单位应认真落实学校采购政策，加强单位内部采购的制度建设、机制建设，设置兼职采购管理员，采购事项应按照学校“二级学院党政联席会议制度”、“部（处）务会议制度”有关规定集体决策，规范开展采购工作。
第十二条纪检监察室履行监督职责：
（一）对采购相关部门和人员履职情况进行监督检查；
（二）受理采购活动中的违纪违规举报；
（三）调查和处理采购活动中的违纪违规问题。
第十三条审计处按照相关规定对采购工作进行抽查审计，提出审计意见。
第三章 采购组织形式和采购方式
第十四条采购组织形式包括：委托采购机构组织采购、采购事务中心组织采购和申报单位自行组织采购。
（一）委托采购机构组织采购：政府集中采购目录内，单项或年度批量预算金额达到市级分散采购限额标准的采购项目由政府集中采购机构组织采购；政府集中采购目录之外，单项或年度批量预算金额达到市级分散采购限额标准的采购项目由采购事务中心委托代理机构组织采购。
（二）采购事务中心组织采购：单项或年度批量预算金额达到学校采购限额标准，但未达到市级分散采购限额标准的采购项目，由学校采购事务中心组织采购，本办法第十八条适用的情形除外。
（三）申报单位自行组织采购：政府集中采购目录内，单项或年度批量预算金额未达到学校采购限额标准的采购项目，授权申报单位通过“政采云”平台采购；政府集中采购目录之外，单项或年度批量预算金额未达到学校采购限额标准的采购项目，授权申报单位通过“政采云”平台或自行组织采购。
政府集中采购目录、市级分散采购限额标准是根据浙江省经济社会发展状况，由上级政府部门定期发布并适时调整。学校采购限额标准是根据学校内控要求，由学校制定并适时调整。采购目录及限额标准具体参照学校《采购目录及执行标准》。
第十五条委托采购机构组织采购、采购事务中心组织采购和申报单位自行组织采购，可以使用的采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、“政采云”平台、框架协议以及财政部门规定的其他方式。其中在学校采购限额标准以下的政府采购项目由采购管理办公室授权申报单位自行在“政采云”平台实施采购，达到学校限额标准以上的政府采购项目由采购事务中心视项目具体情况根据政府采购相关规定及学校采购实施细则合理选择采购方式并实施采购。
采购预算达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。
第十六条工程建设项目（基本建设工程）的采购组织形式原则上由采购事务中心严格按照国家法定程序委托代理机构通过工程建设平台开展采购，采购方式包括：公开招标、公开发包、公开比选、预发包、谈判发包、竞价发包、直接发包；非国家法定招标范围和限额标准的工程建设项目经有关部门批准也可按本办法相关规定进行采购。国家法定招标范围和限额标准具体参照学校《采购目录及执行标准》。
第十七条“政采云”平台采购管理规定：根据《浙江省政府采购电子卖场采购管理暂行办法》和省市相关规定，政府集中采购目录内的货物、服务项目应当通过“政采云”平台采购；政府集中采购目录外的货物、服务项目，除“政采云”平台未上架的，原则上应通过“政采云”平台采购。
第十八条其他采购事项的管理规定：
（一）根据国家法律、法规、政策和学校实际，由学校《采购目录及执行标准》规定的其他可以直接采购的项目，由相关单位或个人直接采购。
（二）上级部门对采购事项有明确规定、与资金提供方签订合同或协议对采购项目有明确规定，且预算金额在市级分散采购限额标准以下的采购项目，在不违背国家和学校根本利益的前提下，可以授权申报单位按规范自行组织采购。具体适用情形根据学校《采购目录及执行标准》执行。
（三）特殊采购事项由采购工作领导小组集体研究，并视情况报校长办公会议或党委会审定。
第四章 采购程序
第十九条申报单位在启动采购程序前，需确定合理的采购预算，否则不允许采购。确需使用跨年度预算资金提前采购常设项目的，由使用单位提出提前采购申请，经计财处同意后方可实施。确定采购预算时涉及学校“三重一大”事项的，应按程序报学校有关会议审定。
第二十条采购程序包括采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、项目验收等环节，各环节必须严格按照时间的先后顺序办理。
根据学校《采购目录及执行标准》的规定，允许申报单位直接采购的项目，可免除采购申请、采购审批环节，申报单位应自行做好采购实施及项目验收等工作。
第二十一条申报单位填报采购申请时，填报内容包括采购项目名称、采购需求、项目预算等要素，内容应真实、准确。同时根据《湖州学院采购项目论证办法（试行）》以及国家进口产品采购等相关文件规定，提交论证报告、专家论证意见等相关材料。属于申报单位自行组织采购的项目无需提交论证相关材料，由申报单位自行审核。
申报单位应当对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查和论证，根据调查情况、资产配置标准等，科学、合理地确定采购需求，编制采购预算，制订采购方案。
采购需求方案应当完整、明确，主要包括以下内容：
（1）采购标的需实现的功能或者目标以及为落实政府采购政策需满足的要求；
（2）采购标的需执行的国家标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范；
（3）采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求；
（4）采购标的的数量、预算单价、预算总价，采购项目交付或者实施的时间和地点；
（5）采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求；
（6）采购标的的验收标准；
（7）采购标的的其他技术、服务等要求；
（8）需要综合评分的项目，需提供评分标准；
（9）根据项目情况针对投标人的特定资格条件要求；
（10）学校规定需审计的工程项目，应提供施工图纸、有资质的社会中介机构编制的标准工程量清单和招标控制价等资料。
第二十二条采购管理办公室根据申报单位提交的《湖州学院采购项目申报表》，审核采购项目预算，确定采购组织形式，将采购项目交由采购事务中心或申报单位自行组织实施，采购实施单位可视项目具体情况委托给采购机构组织实施。
预算金额达到学校采购限额标准，拟采用单一来源采购方式的，参照《关于进一步规范政府采购单一来源采购管理方式的通知》湖财采监〔2022〕41号执行。
第二十三条采购实施单位应按照所选采购方式的规定做好采购文件编制、采购信息公开、采购结果确定与公布等采购实施工作。采购实施过程中的各相关单位负有采购主体责任，应依法依规开展采购活动。
已进入采购实施环节的采购项目原则上不得调整，特殊情况确需调整的，由申报单位提交采购调整报告，并按照流程重新审批。
委托采购机构组织采购的项目招标文件，由采购事务中心组织会签。
第二十四条采购合同的签订与管理根据学校相关合同管理制度执行，其中政府采购合同的签订与备案必须按照政府采购法相关规定执行。委托采购机构组织采购的项目合同文件，原则上应予以会签。
申报单位应及时对项目进展情况进行检查，确保供应商严格按照约定内容按时、保质保量履行合同，并负责解决合同履行过程中出现的问题。
第二十五条采购项目验收根据工程类、货物类、服务类项目所对应的采购管理范围和限额标准，分别由公共事务管理处和相关申报单位负责，具体按照学校《湖州学院采购项目验收管理办法（试行）》执行。
申报单位应及时办理采购项目验收手续，无正当理由延迟验收，造成采购经费被财政收回、资产出现安全问题等不良后果的，由申报单位和相关人员承担相应责任。
第二十六条采购合同款项按照合同约定及学校《经费审批管理办法》等财务规定支付。采购项目结束后，采购实施相关单位应及时做好采购项目有关文件资料的归档工作。
第二十七条授权申报单位自行组织采购的项目，除通过“政采云”平台采购外，均须在网站上公开发布采购信息（国家另有规定须保密的除外）。项目采购完成后，申报单位应向采购管理办公室提交《湖州学院采购项目备案表》。
第二十八条委托采购机构组织采购的项目，采购程序按照政府相关规定执行。“政采云”平台的采购程序，按照“政采云”平台规定执行。
第五章 监督与纪律
第二十九条学校采购工作应自觉接受纪检监察室、审计处和广大教职工的监督，并接受上级政府采购监管部门的检查和监督。
第三十条任何单位和个人不得未经批准擅自采购；不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标；不得以任何方式非法干预和影响学校采购过程和结果。
第三十一条采购活动中，应严格实行回避制度，参与采购活动的相关人员和评审专家与供应商有利害关系的，必须回避；供应商认为参与采购活动的相关人员和评审专家与其他投标人有利害关系的，可以申请其回避。
第三十二条参加采购的各方当事人应严格遵守采购相关规定和工作纪律，做到公正客观、廉洁自律、保守秘密。对有违规违纪行为者，学校将视情节轻重对其做出相应处理；构成犯罪的，移交司法机关处理。
第三十三条受托代理学校采购项目的中介机构违反国家法律法规、泄露秘密或与投标供应商串通损害学校利益的，学校依法追究其法律责任。
第六章 附 则
第三十四条由采购事务中心采购的项目，涉及项目的专家评审费纳入学校预算并由采购事务中心支付给相关人员；由采购事务中心委托招标代理机构采购的项目，涉及项目的采购代理服务费、专家评审费等费用由中标人支付。
第三十五条学校下属独立法人单位应建立健全本单位采购管理制度，不在本办法的规范范围，但亦可参照。学校内设机构使用未纳入学校账户管理的资金进行的采购活动可视具体情况参照本办法执行。
第三十六条科研合同中规定为委托方购置、不属于学校固定资产的设备采购，以及科研对外协作，按照科研合同及科技部门相关规定执行，不纳入本办法管理范围。
第三十七条对于不可预见、情况紧急又不能按照本办法相关规定实施的项目采购，如抗灾抢险、水电抢修等，报学校采购工作领导小组，经领导同意后先行应急处理，同时报学校校长办公会等审定。
第三十八条本办法未尽事宜由采购工作领导小组研究，并报校长办公会议或党委会决定。
第三十九条本办法自发布之日起执行，原《湖州学院采购管理办法（试行）》（湖院发〔2021〕104号）同时废止。上级部门有新规定的以上级文件为准。
第四十条本办法由学校行政负责解释，采购管理办公室具体承办。
